iCloudの容量が切迫してきたのでメールをGmailに移動させた

.MacやMobileMe時代から有料でAppleのサービスを利用してきたので、2013年9月30日まで25GBを使える状態なのだが、iCloudに完全移行し無料で利用することにしたので5GBまで減ることとなった。

で、うちのiPhoneは16GBモデルだけどiCloudは5GBで収まるの？　ということになるのだが、システム環境設定のiCloudから「管理...」ボタンを押して確認すると5GBギリギリまで使っていた。

このスクリーンショットは別の端末のものなので使用容量は少ない。
iCloudの詳細な使用状況は、iPhoneの設定アプリ→iCloud→「ストレージとバックアップ」→「ストレージを管理」でも確認できる。

たいしてiCloudのストレージを利用している感覚はなかったのだが、主に容量をしめていたのは、

• iPhoneのバックアップで約4GB
• メールで約600MB

の2つだった。

iPhoneのバックアップで容量を多くとっていた理由は、カメラの動画をiPhotoに読み込んでいなかったためだ。　最近フォトストリームで静止画はiPhotoに取り込んでいたため有線でMacにつなぐことがめっきり減っていた。　なので、動画の取り込みを忘れていたのだ。

ということで、iPhotoに撮影した動画を取り込んでiPhone側の容量を減らし、バックアップ先の容量を減らすことができた。

次は、メールだ。

長年@mac.comのメールアドレスをメインで利用していたこともあり、添付ファイルのある送受信メールが結構あった。　これが約600MBぐらいになっていた理由だ。

添付ファイルのあるメールを削除してしまえば簡単といえばそうなのだが、一応残しておきたい。

ということで、Gmailの方に移動させることにした。（Gmailの方はほとんど使っていなかった）　で、方法はどうするかだが、最初は転送することを考えたが面倒くさい。　単純に転送ボタンで転送すると送信日時も今になってしまって困る。　

思いついたのはMacのメール.appを利用してドラッグ＆ドロップで移動させる方法だ。

送信済み内の @mac.comで送信したメールを複数選択し、ドラッグ＆ドロップで@gmail.comの送信済みメールボックスに移動させる。　ただ、それだけでOK。

確認のため、ブラウザ上でGmailを確認すると、Sent Messagesのラベルがついているだけで送信者は元々の@mac.comメールとなっている。　

Sent Messagesのラベルがついていれば、Macのメール.appの送信済みの欄に出てくる。

Macのメール.appで見る限りは今までと同じ。　ブラウザ上のGmailでみるときに送信者が@mac.comであるメールを区別したい場合は、ブラウザ上のGmailでメールに「iCloudの取置き」などのラベルを追加で付ければOKだと思う。

これで余裕で5GB以内に収まった（現在スッカスカ）。　しばらくはこれで大丈夫かな・・・。

FileMaker ProでGmailの管理ができるか・・・

FileMaker ProにはWebビューア機能がある。
これはレイアウト上にブラウザの窓のようなものを追加する機能だ。

ならば、ここにGmailを表示したらどうなるかと考えた。

Gmailというかメールでやり取りをしているときに、メールの返信を利用してタイトルとまったく関係ない内容のものが送られてくることがある。　また、複数のまったく関係ない用件を１つのメールに書き込む人もいる。　他にも、同じ案件に関係するメールであるのに案件名に一貫性がないということもある。

こういうメールのやり取りを行なっていると、結構メールの管理や検索で苦労することになる。　Gmail上でラベルを作り、手動で割り当てながら管理すればいいのかもしれないが、ラベルが増えすぎても結局はメールを見つけることが難しくなってしまう。

業界や社内でしか通用しない用語などを利用している場合、Gmailの検索では思ったように検索にヒットしないこともあり、何か良い管理方法はないかということでFileMaker Proで管理ということを思いついたと言うわけだ。

Gmailの個別のメールをブラウザで開いてみると、URLの末尾にIDのような文字列があることが分かる。　このIDを記録しておけば、そのメールをアーカイブしてもすべてのメールのなかからこのメールを見つけることができると言うわけだ。

ということで、FileMaker ProのWebビューアにGmailのURLを指定して開いてみる。

結果からいうと、FileMaker Pro 11ではモバイル版のGmailのURLしかうまくいかなかった。
デスクトップ版のURLでは読み込みが何故か完了しない。

ちなみにGoogleカレンダーの場合はモバイル版ではうまくいかず、デスクトップ版でないと読み込みが完了しなかった。

読み込みが完了していないと、Webビューア上で表示されているページのURLをFileMakerのスクリプトを利用して取得することができないことが分かった。うまく動作させるには少しコツがいりそうだ。

-----------　追記　---------------

方法としては、Webビューアを配置し、「インスペクタパレット」の「位置」タブの名前の部分に「view1」と名前をつける。

その「view1」でモバイル版のGmailを開き取得したいメールを表示する。

読み込みが完了した状態で、スクリプトステップで「view1」に表示さてているページのURLを任意のフィールドに「計算結果を挿入」を実行する。

「計算結果を挿入」スクリプトステップの「計算式の指定」には

GetLayoutObjectAttribute ("view1"; "source")

を入力する。

このGetLayoutObjectAttributeはGetが付いているので取得関数かと思いきや、論理関数となっているのでヘルプで調べるときは論理関数の部分を探してみよう。

ちなみに、このGetLayoutObjectAttribute関数はsourceを指定するとURL、contentを指定するとHTMLのソースを取得できる。


URLを文字列としてフィールドに入力することができれば、後は他の関数を利用して自由に加工すればいいということになる。

iPhoneの機種変で「メールを取得できません」エラー

iPhone4からiPhone5に機種変し、復元を利用して環境移行をすると「メールを取得できません」というダイアログが出るようになる場合がある。

これの原因の１つには、以前のiPhoneでGmailをMicrosoft Exchangeで同期を行なう設定にしていた場合がある。

結果から言うと、GoogleアカウントでMicrosoft Exchangeでの同期の設定をやめるしかない。

Googleは2013年1月30日以降、Google Syncを終了し、新しい端末を追加できなくしている。

以前から設定していた端末は引き続き利用できるので、機種変前の機種では正常に受信ができているはず。

こうなると、iOSの「設定」アプリから「メール/連絡先/カレンダー」に行き、Microsoft Exchangeで同期していたアカウントを削除し、新たに「アカウントの追加」で「Gmail」を選び、設定を行なうしかない。

すると、メール・カレンダー・メモの同期は可能になる。（Exchangeのようなリアルタイムな同期ではなくなるが）

ここで、「連絡先の同期が無い・・・」と困る人がでてくる。　これにたいしてGoogleはCardDAVでの連絡先の同期をサポートしたので、その方法で同期してくださいとのことだ。

個人的には、Windows環境しかなくGoogle環境にドップリな人以外であれば、素直にiCloudで連絡先を管理した方が幸せになれると思うが、そうもいかない人もいるのは理解できる。

となると、CardDAVで同期する設定にし、新しい連絡先の追加や編集はiPhoneで行なうようにしてiPhoneに「連絡先＋」というアプリを入れグループ分けを行なえばなんとかなるかもしれない。

iPhoneで追加・編集を行なうようにするのはMicrosoft Exchange同期とは違い、PC側のブラウザでGmail連絡先の編集を行なってもiPhoneにすぐに結果が反映されないためだ。


追記
Microsoft Exchange同期をあきらめたことで、Google Syncで設定していた共有カレンダーの表示や複数のカレンダーが表示できないという場合があるはず。　これは、こちらの方法で設定可能だ。

それと、Gmail設定を設定アプリの「メール/カレンダー/連絡先」から通常の手順で設定をおこなうと、「データの取得方法」がフェッチになる。　このため、iPhone標準のメールアプリでは、プッシュによるリアルタイムでの受信ができなくなる。　この場合は、Google純正のGmailアプリを利用するか、MailBoxなどを利用することでプッシュで受け取ることは可能だ。

Gmailの連絡先で電話番号で国が設定された。

Gmailの連絡先を開くと、連絡先情報にいれている電話番号の前に「国」が追加されていた。

連絡先管理ツールのページを開くと、デフォルトの国が日本でいいか聞いてくる。

私の場合はもちろん日本でいいので、それで設定。

個々の情報を確認してみると国旗のアイコンと「+81」が見て取れた。

Gmailの連絡先を色々調べてみた

Macの連絡先.appから書き出したvCardを読み込んでみた。

• Mac上でグループ指定していた連絡先情報は、そのグループ名もGmail連絡先に反映される。　つまり、読み込むと同時にグループがGmail連絡先上に作成される。
• 読み込んだ連絡先に自動で「card」「インポート（読み込んだ日付）」のグループが割り当てられる。
• 自動で「Myコンタクト」に登録される（タグが付く）。

つまり、vCardを読み込むと突然グループが増えるのでややビックリする。　人によっては、キレイに整頓していた連絡先が読み込むと同時に一気にグチャグチャになったと思う人もいそうだ。

あと、「Myコンタクト」はかなり特別扱いされたグループだということ。

通常？（Macの連絡先）の感覚では「すべての連絡先」という表示ができ、個々の連絡先にグループ名のタグが付いているデータベースをイメージするのだが、Gmail連絡先は大分違う印象を受ける。

「Myコンタクト」のタグを外すことは、メールをアーカイブするのと同じような印象を受けるが、「すべての連絡先」というのが無いのが不自然に感じる。　

そして、「Myコンタクト」から外し、他のどのグループにも属さない連絡先カードは自動的に「その他の連絡先」に入る。

その他の連絡先は「スマートフォルダのようなゴミ箱？」と言えるかもしれないが、メールの作成時にこの中にある連絡先カードを普通に利用できてしまう。

とにかく構造を理解しにくい。

どうせならイメージモデルをGmailとそろえて欲しい。

Gmailの連絡先の左リストは区切り線も何も無い箇条書きなので、全てがグループ名であるように感じてしまうがそうではない。（よく見ると行間が広いのは分かる）

「Myコンタクト」「よく連絡をとる人」「その他の連絡先」はグループと同じ様に見えていても完全に特別なものと考える必要がある。　（グループではないのでグループ名を変更ということができない）

とどのつまり、連絡先のユーザインタフェイスに問題あり。

CardDAVに対応したGmailの連絡先

Gmailの連絡先がCardDAVに対応した。

今までも、Microsoft ExchangeでiPhoneと連絡先の同期はできていたが、もう一つ方法が提供されたということみたい。

ということで、早速設定をしてみたがMicrosoft Exchangeでの同期と差を感じない。（あまり詳しく見ていないけど）

CardDAVについてよく知らないので何とも言えないのだが、とりあえずGmailの連絡先のグループ分けは反映されないのは分かった。（つまり、Microsoft Exchangeでの同期と同じ）

ちなみに、iPhone3GでOS4.2.1のバージョンの場合はSSLうんぬんの警告が出た後、何をしても設定することができなかった。

それと、iPhone4のiOS5でもサーバ設定のところに「google.com」と入力しなければいけないのに、一度間違えて「m.google.com」と入力してしまったときに、「SSLうんぬんの警告」が出てきた。　そして丸一日ぐらいは正しく入力しても設定ができなかった。

次の日に正しく「google.com」と入力すれば正常に設定を完了することはできたので、間違えた人はしばらくしてから再チャレンジしてみましょう。

※ Googleのヘルプで設定方法を参照

＊＊＊＊＊＊＊　追記　＊＊＊＊＊＊＊

ちょっとだけ詳しく調べてみた。

CardDAVで同期している状態でiPhone側で入力した姓名のふりがなが「ひらがな」でも「カタカナ」でもブラウザ上のGmail連絡先に表示されない。　しかし、ブラウザ上のGmail連絡先に入力した「ふりがな」はiPhone側の連絡先アプリで複数の連絡先をiPhoneで同期している場合に表示されるグループの画面左上にあるリロードボタンを押せば表示される（「ひらがな」でも「カタカナ」でも）

なんとなく一方通行な感じ。　変更がすぐに反映されないのも問題。
（2013/01/31追記：　Google側で何らかの修正が入ったようでCardDAV同期でも更新のタイミングが早くなってきているみたい）

Microsoft Exchangeで同期している場合は、ブラウザで修正した変更も、iPhoneから変更した情報もほぼ瞬時に同期がおこなわれるし、Gmail側でカタカナのふりがなでもiPhoneでは自動的に平仮名に変更してくれる。

これなら、現状ではMicrosoft Exchangeで同期した方がよさそうだ（2013/1/30以降はGoogleの都合で無料ユーザは新たな端末では設定できなくなった）。　というかCardDAVでの同期は今のところなんのメリットもなさそう（CardDAVでするしかない）。

＊＊＊＊＊＊＊　現状での結論　＊＊＊＊＊＊＊

連絡先は、まちがいなくiCloudで管理した方が便利。　あれこれ考えなくてすむ。

意地でもGmailの連絡先を利用したい場合は、Microsoft Exchange（CardDAV）で同期をしたうえで、「連絡先+」というアプリをApp Storeで購入し、ローカルグループを作成して管理する。

これしかなさそう。


続きの検証はこちら・・・とこちら・・・

ブラウザのGmailの使い方を考える・・・

正直、ブラウザのGmailをあまり使っていない。　GmailアカウントはMacのMail.appで利用しているぐらいで、メールマガジンの受信に使っているぐらい。

正直そのままだとなんだか見難いので、設定をちょっと詳しく見てみることにした。

1.チャットの連絡先を消す。

まず、左下のペイン。　何も触っていないとチャットの連絡先が表示されているみたい。これはほぼ利用しない（利用した事がない）。
右上の歯車アイコンから設定に行って「チャット：」のラジオボタンでOFFを選び変更を保存すれば消えてくれる。　機能そものもを切らなくても見えなくするだけなら左下の吹き出しアイコンをクリックすれば非表示にすることもできる。　　ラベルをたくさん作っている人なら、このチャットの連絡先リストが邪魔で全部のラベルが見えない。　カーソルを合わせれば（ロールオーバー）ラベルは全て表示されるが、ヒョコヒョコ動いてうっとうしい。　消してしまおう・・・。

2.余分なラベルを非表示にする。

[Imap]/Drafts　Apple mail To Do　Deleted Messages　Junk　Notes　Sent Messages　ToDos.mbox　とかこの辺の分はブラウザのGmailではあまり意味がない。　必要なときだけ探せればいいので右上の歯車アイコンの設定からラベルに行き、「ラベル リストに表示」のところでこれらのラベルを非表示を選択する。

これらのラベルのメールをチェックしたいときは上部検索窓の▼をクリックして「すべてのメール」ではなく目的のラベルを選択して検索するか、左ペインのラベルの一番下にある「開く▼」をクリックすれば表示されるので、ここで探す。

3.ウェブクリップを消す

これはメールの内容に合わせて自動的に表示される広告なので私はいらない。　設定からウェブクリップに行き、チェックボックスを外すだけで消える。（これは変更を保存する必要がないみたい）

つづく・・・

Bento for iPhoneを使う上での注意

Bento for iPhoneはiPhoneの連絡先データを参照できる。

が、iPhoneの連絡先をGmailの連絡先とMicrosoft Exchangeで同期している場合は問題がでてくる。

Bentoではカスタムラベルのついた情報にアクセスできない。　電話番号やメールアドレスや住所のデータに携帯電話・自宅・勤務先・その他のラベルが付いていればBentoでその情報を見たり編集することができる。　ところが、Microsoft Exchangeで同期しているとメールアドレスのラベルが自動的に「メール」になってしまうので参照できなくなってしまう。
グループ分け（コレクション）についてもExchangeで同期している場合は不可能となる。

Bento for iPhoneのアドレスブックではiPhoneプリインストールの連絡先アプリにはないグループ分け（用語としてはコレクション）の機能もついている。　MacやPCと同期せずにグループ分けをiPhone内だけですませたい人は専用アプリを購入するのもいいが、データベースにも興味があるのならBentoはお得感があるかもしれない。　まあ、連絡先アプリのメインとしてBento for iPhoneを利用するのはインターフェイス的にちょっと無理があるかもしれないが・・・。

iPhoneのexchange同期上で作ったGmailの連絡先を調べてみた。

iPhoneはGoogleアカウントをメール/連絡先/カレンダーの設定からMicrosoft Exchangeを選んで設定をし、同期をすることができる。

そして、いつのまにやら姓名が名姓の順になる問題は解消しているようだ。

で、調べてみたのはiPhoneで連絡先を追加したときGmailの連絡先にどのように作られるかということ。

各項目のラベルがiPhoneとGmailでは違っているので何がどこに割り当てられているのかを調べてみた。


※ 2012/03/19調べ
iPhoneのexchange同期で作成すると

姓名のふりがなはiPhone上では平仮名で表示されているが、Gmail上ではカタカナ表記になる。（Gmail自体はひらがなで入力することができる）

Gmail上で平仮名で入力してもiPhone上で保存されたタイミングでカタカナに自動的に変更される。

メールのラベルは
iPhone上で保存されたタイミングでブラウザ上のGmailに登録したメール全てが「その他」に自動的に変更される。

電話番号は
iPhoneで入力すると区切りにハイフン（-）は入らず、半角スペースが自動的に入力される。

「会社メイン」のラベルは「会社代表番号」のカスタムラベルになる
「アシスタント」のラベルは「アシスタント」のカスタムラベルになる
「車」のラベルは「クルマ」のカスタムラベルになる
「ラジオ」のラベルは「電話（無線）」のカスタムラベルになる

ラベルは基本的に仕事（勤務先）か自宅を利用した方が無難。

住所は
「自宅」のラベルは「自宅」のラベルになる
「勤務先」のラベルは「仕事」のラベルになる
「その他」のラベルは「その他」のカスタムラベルになる

iPhone上では勤務先のラベルが最上位に表示されている。


誕生日と記念日はそのまま作られる

役職フィールドや会社フィールドはそのまま入力されるが、部署フィールドがGmail側にないため、Gmail上にカスタムフィールドで部署が生成される。

インスタントメッセージのラベルはiPhone上でYahoo!のラベルを割り当ててもGmail側で保存が行われたときに自動的にAIMに切り替わるため、iPhone上でだけ利用する場合以外は指定する意味がない。

ブラウザ上のGmailに出ているラベル Sent Messages の意味

MacのMail.appでGmailアカウントを利用していて、ブラウザ上でGoogleにログインしGmailを利用しはじめると、よく分からないラベルが見えていて意味が分からなかったので調べてみた。

まずは「Sent Messages」のラベル

Mail.appの環境設定でGmailアカウントを選び、[メールボックスの特性]タブで送信済みメッセージの項目で「送信したメッセージをサーバに保存」にチェックを入れていれば、単純に考えると、Mail.appの送信済みにあるものがブラウザ上のGmailの「送信済みメール」と全く同じになると考えたくなる。　ところが実際はそうでもないようだ。

Mail.appから送信したメールはブラウザ上では「Sent Messages」のラベルが付き、ブラウザの「送信済みメール」のところにでるが、

ブラウザ上のGmailから送信すると、「Sent Messages」のラベルが付かないため、Mail.appの「送信済み」のところにはでてこない。

つまり、ブラウザのGmailの「送信済みメール」で「Sent Messages」のラベルがないものはブラウザから送信したということが分かるということでもあるし、後から「送信済みメール」内のメール全てに「Sent Messages」のラベルを付ければ、Mail.appの「送信済み」のところにも表示させることができるということでもある。　

ちなみに、iPhoneの「メール」アプリからGmailアカウントでメールを送信した場合もしらべてみると、「Sent Messages」のラベルは付かない。　だから、MacのMail.appの送信済みの所には出てこないが、左のメールボックスリスト下の方にあるIMAPの[Gmail]の中の「送信済みメール」というところには出てくるということになった。

つまり、正確にはMacのMail.appで送信したメールに「Sent Messages」のラベルが付くということになる。

他のラベルも調べてみると

[Imap]/Drafts・・・・Mail.appの「下書き」に入る
Apple Mail To Do・・・・LionのMail.appでは利用されない？
Deleted Messages・・・・Mail.appの「ゴミ箱」に入る
Junk・・・・Mail.appの「迷惑メール」に入る
Notes・・・・Mail.appの「メモ」に入る

ちなみに、ブラウザ上のGmailでこれらのラベルが邪魔なときは非表示にすればいい。（方法はこちら）

GmailとiPhoneの連絡先をexchangeで同期するとおこる問題

iPhone上のGmailアドレスで分かった問題の記録

1. iPhone（exchange同期）上の連絡先データを編集・保存すると、メールアドレスのラベルがブラウザ上のGmailで「その他」になってしまう。
2. 関係の項目がiPhone上では、アシスタント・上司（iPhoneではマネージャ）・配偶者の項目だけが表示される。（他の項目は表示されていないだけで削除はされない）

ん〜。
メールアドレスのラベルが変わってしまうのは問題・・・。　メールアドレスを複数登録していて、めったにやり取りしない人だったら区別がつかなくなりそうだ。

Gmailの連絡先をexchange同期でiPhone上で使うのであれば、仕事相手の情報だけにし、たとえプライベートのメールアドレスを知っていたとしても、そのデータはiCloudに保存した方がいいかもしれない。

Googleの問題ではなくMicrosoft Exchangeの仕様の問題？

iPhoneとGmailの連絡先をExchangeで同期するとおこる姓名の問題

Gmailの連絡先をPCのWebブラウザで編集し、iPhoneにExchangeアカウントで連絡先を同期すると姓名が名姓の順で表示されてしまう問題は結構な人が困っていると思う。

これは結構簡単な方法で解消できることに気がついた。

Gmailの連絡先をPCのWebブラウザで編集するとき、名前「ふりがな」を「ひらがな」ではなく「カタカナ」で入力する。　ただこれだけ。

平仮名で入力してiPhoneで確認すると姓名が逆に表示されてるが、片仮名で入力したあとiPhoneで見ると姓名が正しく表示される。

ちなみにPCで「カタカナ」入力でもiPhone上では何故か「ひらがな」で表記されている。

さらに、Macのアドレスブックでふりがなを「カタカナ」で入力しておき、ファイルメニューから書き出す...で「vCard」を作り、Gmailに読み込んでみる。　そしてiPhoneのExchangeアカウント上での表示を確認すると正常に表示された。

これで、Macの連絡先もGmailで同期ができるか？と思いOS 10.6snow leopardのアドレスブックの設定でGmailと同期するように設定してみると、Mac上での名前の表示が「ふりがな」が無しで、名前の欄に姓名の順でデータが入った状態になっていた。　残念。